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Introdução

Um documento contém toda a informação registada sobre um determinado assunto, num suporte material ou digital, suscetível de ser utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa.

Consequentemente, os documentos de arquivo são todos os produzidos e/ou recebidos por um individuo ou entidade pública ou privada, no exercício das suas atividades, podendo constituir elementos de prova ou de informação.

Definição

A gestão de documentos visa dois principais objetivos:

  • Assegurar de forma eficiente a manutenção e o destino de documentos;

  • Garantir que a informação esteja disponível quando e onde necessária

Ao efetuar a separação dos documentos recebidos, deve-se ter em conta a sua natureza sigilosa e particular de forma a serem encaminhados rapidamente, respeitando e não divulgando os seus conteúdos

É igualmente importante proceder à análise detalhada de cada documento e determinar o assunto do mesmo, de modo a organizá-los e distribuí-los corretamente para os destinatários.

Gestores

Drª Bibiana Barbieri; Enfª Sandra Silva; SC Assunção Marques

Procedimento

Receção e classificação de documentos de origem Externa à USF

Procedimento SECRETARIADO CLÍNICO

Os procedimentos a cumprir no arquivo de documentos são os seguintes:

  • Análise do documento por um Secretário Clínico.

  • Registo do documento no livro próprio "ENTRADA DE CORRESPONDENCIA" que integra o arquivo dos Serviços.

  • Esses mesmos documentos serão numerados, carimbado, datados e assinados por quem os recepciona e posteriormente referenciados para os profissionais responsáveis.

  • Sempre que se tratar de informação clínica, posteriormente os mesmos devem ser colocados na sala de arquivo clínico no respectivo processo em papel.

  • O responsável pelo seu arquivo (M/E ou SC) deve preencher o mapa de entrada e saída referente ao acesso à respectiva sala (anexo).

Outros Documentos Internos à USF

Consideram-se como outros documentos internos da USF, todos os documentos elaborados pelos profissionais da USF (Plano de Ação, manuais e normas de procedimentos, atas, etc..).

Todos os documentos internos da USF estão arquivados em suporte de papel, em pastas próprias, na estante do BackOffice administrativo, o que permite o acesso rápido aos mesmos. Estes documentos estão também arquivados em suporte digital.

Sempre que surjam alterações, estas deverão ser corrigidas nos documentos arquivados, quer informaticamente, quer em suporte de papel. Após a revogação de um documento, este deverá ser arquivado.

Registo de Entrada e Saída do Arquivo Clínico

Identificação do Funcionário Hora de Entrada Assinatura Hora de Saída Assinatura NOP do processo levantado Destino do processo Data