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Introdução

O e-mail é uma ferramenta de partilha e gestão de informação cuja utilização permite aumentar a acessibilidade do utente à sua equipa de saúde. Neste contexto, serão várias as tipologias de mensagem partilhadas através deste meio: pedidos de renovação de medicação, pedidos de agendamento de consulta, pedidos de relatórios, envio de exames ou outra documentação.

Objectivos

Promover o uso interno do e-mail enquanto ferramenta de partilha de dados de saúde;

Gerir as respostas neste contexto;

procedimento

Todos os profissionais da USF têm o seu email profissional afixado na respetiva página web da unidade.

O utente pode contactar a unidade via e-mail para:

  • E-mail geral da unidade, gerido pelo secretariado

  • E-mail dos profissionais, gerido pelos próprios

Princípios gerais

Todos os profissionais consultam diariamente a respetiva caixa de email;

O secretariado clínico terá sempre o e-mail da unidade aberto;

Seguem-se sempre os princípios básicos de confidencialidade dos dados clínicos;

Todas as mensagens que por algum motivo não poderem ser resolvidas no momento devem ficar no estado "Não lido";

Email da unidade

Gerido pelo secretariado.

Cada mensagem recebida deve originar uma resposta de acordo com o disposto:

  • Pedido de agendamento de consulta de rotina (M/E) ou outro contacto (inclui pedido de teleconsulta)

    • Agendamento de consulta programada de acordo com a solicitação do utente

    • Envio de resposta via e-mail indicando a data e hora da consulta

  • Pedido de receituário; pedido de relatório

    • Registo e activação de contacto indireto na agenda médica

    • Impressão da mensagem que será colocada na pasta de expediente do médico respectivo

  • Envio de resultados de exames ou outra documentação clínica

    • Impressão de folha de identificação do utente com a menção manuscrita de que enviou email com resultados/outros documentos que será colocada na pasta de expediente do clínico

    • Criação de contacto na agenda em espaço de teleconsulta

    • Encaminhamento do email original para o clínico responsável

    • Envio de resposta via e-mail indicando a receção do mesmo e a data de agendamento da teleconsulta

Email pessoal

Gerido pelos profissionais.

Cada mensagem recebida deve originar uma resposta de acordo com o disposto:

  • Pedido de agendamento de consulta de rotina (M/E) ou outro contacto (inclui pedido de teleconsulta)

    • Agendamento de consulta programada de acordo com a solicitação do utente

    • Envio de resposta via e-mail indicando a data e hora da consulta

  • Pedido de receituário; pedido de relatório

    • Reencaminhamento do pedido para o email geral da unidade

  • Envio de resultados de exames ou outra documentação clínica

    • Criação de contacto na agenda em espaço de teleconsulta

    • Envio de resposta via e-mail indicando a receção do mesmo e a data de agendamento da teleconsulta ou outra resposta considerada adequada pelo clínico.

Auditoria

Periodicidade: semestral

Email da unidade

  • Avaliar no início do dia nº de mensagens recebidas até às 20:00 do dia útil anterior ainda por ler (objectivo: 0% de mensagens recebidas há mais de 24h)

  • Verificar numa amostra aleatória das mensagens lidas o agendamento de contacto (objectivo: 0% de mensagens sem contacto)

Email pessoal

  • Avaliar no início do dia nº de mensagens recebidas até às 20:00 do dia útil anterior ainda por ler (objectivo: 0% de mensagens recebidas há mais de 24h)

  • Verificar numa amostra aleatória das mensagens lidas o seguimento dado (agendamento de contacto e/ou resposta enviada) (objectivo: 0% de mensagens sem resposta e/ou contacto)